Fase overzicht– uniforme besluitvorming

Onderstaande illustratie toont de kern van de aanbevolen aanpak als richtlijn. Bovenaan staan de vijf fasen: van oriëntatie tot uitvoering. Elke fase wordt afgesloten door een Algemene Ledenvergadering (ALV), voorafgegaan door een informatieavond. De golvende lijnen laten zien hoe inhoud (juridisch, technisch, financieel) en sociaal draagvlak met elkaar verweven zijn. Door dit proces zorgvuldig te doorlopen, ontstaat een integraal plan voor onderhoud en verduurzaming wat draagvlak heeft en uitvoerbaar is. Dit plan combineert maatregelen slim en werkt toe naar het einddoel in 2050: aardgasvrij volgens de isolatiestandaard na 1945.

Oriëntatie (optioneel)

  • Doel: bewustwording en verzamelen van basisinformatie over de VvE/ het gebouw.
  • Startpunt: huidig onderhoudsbeleid en reserveringen (MJOP-0).
  • Hulpmiddelen: financiële check of oriëntatiescan.
  • In de ALV besluit de VvE over het opstarten van een haalbaarheidsonderzoek en eventueel een procesbegeleider (aanbevolen).

Haalbaarheid

  • MJOP-0 wordt herijkt op basis van een conditiemeting → dit wordt MJOP-1 (gezonde instandhouding) (zie Tool 4: ‘Van MJOP tot DMJOP-1’).
  • Vaak leidt dit tot hogere bijdragen, wat schrikreacties kan geven.
  • Er komt een verduurzamingsadvies met vier scenario’s richting het einddoel (Tool 8: ‘Haalbaarheidsonderzoek’).
  • De procesbegeleider combineert deze scenario’s met MJOP-1.
  • Resultaat: inzicht in gemiddelde woonlasten per scenario.
  • In de ALV1 kiest de VvE een voorkeurscenario, vooraf besproken op de informatieavond.

Verdiepend onderzoek

  • Het voorkeurscenario wordt verder onderzocht en uitgewerkt tot een Voorlopig Ontwerp (VO), eventueel door een bouwteam.
  • In ALV2 wordt gestemd over een voorlopig investeringsbesluit.

Uitwerking

  • Het VO wordt uitgewerkt tot een Technisch Ontwerp (TO).
  • Indien traditioneel uitgevraagd wordt op basis van een bestek een aannemer geselecteerd.
  • Alles komt samen: begroting, subsidies, financiering, woonlasten, 70% instemming huurders, draagvlak onder eigenaren.
  • In ALV3 wordt het definitieve uitvoeringsbesluit genomen

Uitvoering

  • Contractuele formaliteiten afhandelen met aannemer, financier, subsidieverstrekker. Ook: bewonersbegeleiding, directievoering, toezicht op oplevering administratie ​
  • Werkvoorbereiding starten
  • Kwaliteitsborging installeren en uitvoeren

Scenario’s en DMJOP

  • Bij keuze voor scenario 1, 2 of 3: opstellen van een DMJOP-1 vanaf de verdiepende fase voor planning van vervolgstappen
  • DMJOP-1 = MJOP-1 + verduurzamingsmaatregelen → zorgvuldig afgestemd in het besluitvormingsproces.
  • Andere DMJOP’s zonder dit proces heten DMJOP-0 → beperkte waarde voor toekomstbestendig beleid omdat einddoel niet scherp is.
  • Bij keuze voor scenario 4 (direct naar einddoel): nieuw MJOP-1 nodig.

Tot slot

  • Het hele traject duurt ongeveer twee jaar, maar verloopt zelden lineair. Soms zijn iteratie slagen nodig op basis van nieuwe inzichten of veranderende omstandigheden.
  • Succes is volledig afhankelijk van de zorgvuldige organisatie van communicatie en draagvlak met de leden en bewoners.